5 CÁCH ĐỂ QUẢN LÝ TUÂN THỦ ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TY NĂNG LƯỢNG VÀ TIỆN ÍCH

5 cách quản lý tuân thủ

Lĩnh vực năng lượng và tiện ích (E&U) là một trong những ngành công nghiệp lớn và được quản lý chặt chẽ nhất trên thế giới. Việc siết chặt các quy định nghiêm ngặt về yếu tố môi trường, pháp lý và tài chính hiện tại làm tăng tính cạnh tranh của các công ty trong ngành để theo kịp xu hướng này.

Các quy trình kỹ thuật số mới ra đời đòi hỏi các yêu cầu cao hơn về an ninh mạng và bảo mật dữ liệu cá nhân – mối quan tâm hàng đầu của các cơ quan quản lý khi nhu cầu thu thập, trao đổi và lưu trữ dữ liệu hợp lệ đang trở nên phổ biến hơn.

Ủy ban Điều tiết Năng lượng Liên Bang (FERC) khuyến nghị nên có một chính sách tuân thủ để giám sát các hoạt động hiện tại và giảm thiểu các vi phạm. Năm 2019, Bộ tư pháp Hoa Kỳ (DOJ) đã công bố các kết quả kỳ vọng ước tính đối với các chính sách tuân thủ hiệu quả. Họ đã đưa ra ba câu hỏi cơ bản dưới đây để giúp doanh nghiệp đánh giá các hoạt động hiện tại của mình: 

1. Chính sách tuân thủ có được lên kế hoạch cẩn thận không ?
2. Chính sách có được áp dụng nghiêm túc và thiện chí không ?
3. Chính sách này có phù hợp với thực tế không ?

Các câu hỏi khảo sát này đánh giá chính sách hiện tại và thiết lập chính sách mới, tuy vậy các doanh nghiệp lại không biết bắt đầu từ đâu ? Để hỗ trợ các công ty năng lượng và tiện ích giảm thiểu rủi ro trong việc tuân thủ chính sách, chúng tôi đưa ra 5 tip dưới đây để giúp họ quản lý vấn đề tuân thủ trong quá trình vận hành doanh nghiệp.  

1 – Kiểm toán tuân thủ (Compliance Audit) và Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)

Kiểm tra và đánh giá để phát hiện các sai sót trong chính sách tuân thủ và xác định mức độ đáp ứng của công ty với các quy tắc và quy định hiện tại. Thông thường, ban giám đốc sẽ thuê một kiểm toán viên nội bộ (Internal Auditor) đã được đào tạo bài bản để thực hiện quy trình kiểm toán.

Đánh giá rủi ro là đánh giá thường xuyên và toàn diện về hoạt động vận hành của một công ty. Điều này mang đến kiến thức chuyên sâu có thể sử dụng để điều chỉnh hoặc cải thiện các chính sách, thủ tục, quy trình và chương trình đào tạo hiện tại để phát hiện và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng những thông tin này để kiểm tra các quy trình hiện tại và xác định các lĩnh vực tiềm năng cần cải tiến.

Thực hiện việc kiểm toán giúp công ty cải tiến nỗ lực tuân thủ của họ để quản lý các quy định tốt hơn và giảm thiểu chi phí liên quan đến các vi phạm.

2 – Cung cấp khóa đào tạo chính sách tuân thủ

Sự phù hợp

Tạo động lực cho nhân viên bằng cách cung cấp chương trình đào tạo phù hợp dành riêng cho từng vị trí và vai trò cá nhân.

Cung cấp nhiều tùy chọn định dạng

Không nên đưa ra chương trình đào tạo chung cho tất cả mọi người, bao gồm cả các khóa học offline có giáo viên hướng dẫn và các khóa học trực tuyến không đồng bộ (asynchronous online learning). Ngoài ra, có rất nhiều các loại hình đào đạo khác mà doanh nghiệp nên đưa vào để đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu học tập của nhân viên.

Tổ chức các buổi đào tạo ngắn hạn

Các buổi đào tạo ngắn hạn hàng tuần hoặc hàng tháng nên tập trung vào các chủ đề cụ thể, điều này đóng vai trò như một cách để nhắc nhở mọi người luôn ghi nhớ các quy tắc tuân thủ. Chủ đề trong các buổi đào tạo này có thể đề đến những thay đổi đối với các quy định hoặc các lĩnh vực cần cải thiện trong doanh nghiệp.

Cập nhật thông tin nhanh chóng và kịp thời

Các quy tắc và thay đổi mới của chính sách sẽ được phát hành liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên thông báo những thay đổi này tới nhân viên thông qua email hoặc bản tin để đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật thông tin chính xác và kịp thời.

Theo dõi sự tham gia

Bằng cách giám sát và theo dõi quá trình tham gia khóa học của nhân viên, các doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của chương trình đào tạo.

3 – Đầu tư vào phần mềm và quản lý tuân thủ

Nhu cầu về tính bền vững đã siết chặt các hạn chế của ngành năng lượng và tiện ích. Cơ quan Bảo vệ Môi trường (EPA) tại Hoa Kỳ đã thực thi Đạo luật Kiểm soát Chất độc hại (TSCA) để cắt giảm lượng chất thải của các doanh nghiệp này và giảm thiểu tác động lên môi trường.

Năm 2016, đạo luật này được cập nhật cùng với Đạo luật Frank R. Lautenberg Chemical Safety for the 21st Century Act. Đạo luật này được phát triển để bảo vệ cộng đồng và môi trường khỏi những rủi ro tiềm ẩn từ hóa chất và thúc đẩy các phát minh thay thế cho việc thử nghiệm trên động vật. Một số biện pháp đáng chú ý nhất hiện nay bao gồm đánh giá rủi ro đối với các chất hiện có và đánh giá các loại hóa chất mới trước khi đưa ra thị trường.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này đặt ra các thách thức lớn cho các công ty E&U vì họ phải tiết lộ tất cả các nguyên liệu sử dụng trong sản phẩm (bao gồm cả nguyên liệu từ nhà cung cấp) và hạn chế sử dụng các chất độc hại. Điều này liên quan đến việc theo dõi nhiều nguồn dữ liệu lớn khác nhau.

Phần mềm quản lý tuân thủ có thể cắt giảm thời gian giám sát và kiểm duyệt dữ liệu. Các công cụ phân loại và báo cáo việc tuân thủ giúp giảm các khoản tiền phạt không đáng có và xác định, theo dõi và báo cáo các chất sử dụng trong sản phẩm.

4 – Tăng cường bảo mật dữ liệu cá nhân và các biện pháp an ninh mạng

Công nghệ mới mở ra chân trời mới cho các công ty năng lượng và tiện ích, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tân tiến cho khách hàng của họ. Điều này thực sự hữu ích khi nhiều công ty trong ngành vẫn đang áp dụng công nghệ để quản lý hoạt động vận hành, dữ liệu, thông tin liên lạc, nhu cầu an ninh mạng và bảo mật dữ liệu cá nhân. The North American Electric Reliability Corporation (NERC) yêu cầu các công ty duy trì các tiêu chuẩn Critical Infrastructure Protocol (CIP) standards (CIP) để ngăn chặn các mối đe dọa về an ninh mạng.

Sử dụng các công cụ tự động hóa và phân tích rủi ro để liên tục kiểm tra các lỗ hổng trong hệ thống mạng có thể giúp các công ty năng lượng và tiện ích xây dựng một framework nâng cao để tăng cường bảo mật hơn nữa và ngăn chặn các vi phạm không đáng có trong tương lai.

5 – Tự động hóa giám sát và báo cáo

Đảm bảo quy trình hoạt động đáp ứng đúng các tiêu chuẩn về tuân thủ có thể là một thách thức lớn của các doanh nghiệp, đặc biệt là việc sử dụng nhiều spreadsheets cho tài liệu. Thông thường, hầu hết các công ty có xu hướng sử dụng các phần mềm và công cụ ứng dụng khác nhau để vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, cần phải hình thành kho chứa thông tin khi các công cụ này không được tích hợp đúng cách. Việc thất thoát và thiếu dữ liệu liên quan đến quá trình vận hành và tài liệu làm tăng rủi ro về việc tuân thủ.

Phần mềm tự động hóa đóng vai trò như một footprint kỹ thuật số giúp các công ty năng lượng và tiện ích theo dõi và lưu trữ tài liệu, cải thiện bảo mật dữ liệu cá nhân và ghi lại các vi phạm trong quá khứ. Chúng thậm chí có thể giám sát việc phân phối nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên thứ ba bằng cách thu thập và xác thực dữ liệu của nhà cung cấp.

Việc triển khai hệ thống nguồn cung ứng nguyên liệu và tài liệu có nguồn gốc rõ ràng là điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và tuân thủ. Bên cạnh việc hợp lý hóa báo cáo, các công cụ này cũng có thể giúp đồng bộ hóa và trao đổi thông tin chuỗi cung ứng chính xác và cải thiện chất lượng dữ liệu tổng thể. 

Các bước tiếp theo để quản lý tuân thủ

Cuối cùng, cách tốt nhất để các công ty năng lượng và tiện ích đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ là cập nhật thông tin về các đạo luật, quy định và chính sách mới nhất tác động đến ngành. Từ đây, các công ty có thể hoàn thành việc đánh giá tuân thủ, thực hiện các thay đổi cần thiết đối với các hoạt động thực tiễn và xây dựng một chương trình tuân thủ hợp lý.

Tại Siemens, chúng tôi cung cấp các giải pháp Quản lý Tuân thủ – Compliance Management thông qua các công cụ kỹ thuật số giúp các công ty năng lượng và tiện ích đảm bảo các phương pháp tuân thủ tốt nhất trong hoạt động kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí và năng lượng.

Nguồn: Siemens

Công ty TNHH Công Nghệ Số SDE (SDE TECH) được thành lập năm 2014. Đến năm 2018, chúng tôi vinh dự trở thành Smart Expert Partner – đối tác hàng đầu của Siemens Digital Industries Software tại Khu Vực Đông Nam Á – Thái Bình Dương cho các giải pháp Siemens NX (Unigraphics NX), Simcenter, Solid Edge, Tecnomatix và giải pháp quản lý Teamcenter.