TẠI SAO CHÚNG TA NÊN DUY TRÌ VIỆC BẢO TRÌ VÀ NÂNG CẤP PHẦN MỀM HÀNG NĂM ?

Như chúng ta đã biết việc duy trì bảo trì phần mềm bao gồm các nội dung liên quan đến nâng cấp phiên bản phần mềm để sử dụng chức năng mới, cập nhật các bản patch để sửa lỗi phần mềm, hỗ trợ sửa lỗi phần mềm từ hãng và kênh đại lý phân phối, chuyển đổi giấy phép phần mềm sang thiết bị khác vv…

Tuy nhiên, nếu người sử dụng cuối phần mềm không có các nhu cầu trên thì sao? Chẳng hạn tôi đã quen dùng phiên bản này và đối với tôi phiên bản hiện tại đã quá tốt, từ khi mua bản quyền tới nay phần mềm vẫn chạy ổn định, máy tính của tôi cũng là cấu hình hiện đại nhất nên trong 5-10 năm tới tôi không có nhu cầu thay đổi máy tính. Câu trả lời hầu hết sẽ là không cần duy trì bảo trì phần mềm, đặc biệt với các phần mềm được bán ở dạng key license vĩnh viễn.

Tuy nhiên, các nội dung trên chỉ mang tính lý thuyết chứ không nêu rõ được bản chất thực sự của bản quyền vĩnh viễn phần mềm, về lợi ích maintenance và sự rủi ro khi không duy trì software maintenance. Hầu hết các nhà sản xuất phần mềm khi cung cấp bản quyền sẽ thường nói với khách hàng rằng khách hàng sẽ được sở hữu và sử dụng trọn đời phần mềm đó. Nhưng làm thế nào để có thể sử dụng trọn đời 1 phần mềm khi mà phần mềm sẽ cần có các yếu tối khác để khởi chạy (phần cứng máy tính, hệ điều hành, các phần mềm nền hỗ trợ…)?

Hầu hết chúng ta sẽ không chỉ sử dụng 1 – 2 phần mềm mà sẽ cần dùng rất nhiều phần mềm (chẳng hạn Office, Outlook, Adobe, Photoshop, AutoCAD, IDM, Internet Browser, Teamviewer …). Các nhà sản xuất phần mềm sẽ thường xuyên cập nhật sản phẩm để mang đến trải nghiệm người dùng tốt hơn. Tương tự các nhà sản xuất phần cứng cũng liên tục cải tiến sản phẩm để cho ra đời các dòng máy tính hiệu suất hơn, tương thích hơn với các phần mềm hiện hành.

Do đó, các phiên bản phần mềm khi được phát hành đều sẽ được nhà sản xuất khuyến nghị với yêu cầu hệ điều hành và cấu hình phần cứng tương thích nhất ở thời điểm đó. Vậy nếu có số ít phần mềm không được nâng cấp và không còn tương thích với các hệ điều hành và cấu hình phần cứng mới hơn thì sao?

Đó cũng là lúc phần mềm version cũ sẽ thường xuyên bị xung đột với hệ điều hành, các phần mềm version mới hơn và cấu hình phần cứng đời mới. Điều này dẫn đến các lỗi như tắt đột ngột, không lưu được file, file bị lỗi không mở được hoặc mở phần mềm rất lâu mới khởi chạy.

Tần suất lỗi sẽ gia tăng khi chúng ta càng cập nhật windows, phần mềm khác và nâng cấp cấu hình máy tính lên đời mới hơn nữa bởi vì điều đó chỉ làm gia tăng sự không tương thích. Do đó, phát sinh các hậu quả như giảm năng suất làm việc trên phần mềm version cũ, lãng phí thời gian để tắt mở lại phần mềm khi lỗi hoặc làm lại file mới vì bị thoát đột ngột không kịp lưu lại.

Vậy nếu chúng ta giữ nguyên cấu hình phần cứng, hệ điều hành cũ để tương thích với phần mềm version cũ thì sao?

• Điều này nghe có vẻ hợp lý tuy nhiên thực tế sẽ mang lại rắc rối nhiều hơn cho người sử dụng. Khi mà phần cứng máy tính luôn có sự giảm hiệu suất vì hao mòn hoạt động theo năm tháng, chúng ta cũng không thể sử dụng hầu hết các phần mềm version cũ khi mà nhu cầu trao đổi dữ liệu giữa các người sử dụng và giữa các phần mềm ngày càng cao. Nếu dùng phần mềm version cũ cũng đồng nghĩa chúng ta hạn chế về việc trao đổi thông tin dữ liệu với xã hội (đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, …) nếu có sự chênh lệch version. Hoặc có 1 số phần mềm cấp thiết như Office, Adobe thì version quá cũ sẽ bị hãng liệt vào danh sách EOL (End-of-Life) và không còn được hãng hỗ trợ nữa.

Bên cạnh đó, còn có trường hợp điển hình như máy tính cũ bị hư hỏng và cần thay máy tính mới nhưng key phần mềm cũ đã được cấp phép sử dụng cố định trên máy tính cũ. Lúc này người sử dụng sẽ cần trả phí mua lại key bản quyền để kích hoạt giấy phép trên máy tính mới hoặc trả phí cấp lại key active trên máy tính mới.

• Vì vậy việc duy trì bảo trì và nâng cấp phần mềm cũng giống như là chúng ta mua bảo hiểm cho sự đảm bảo bản quyền phần mềm sẽ sử dụng ổn định trọn đời và hạn chế hoàn toàn các chi phí phát sinh ngoài sau khi hết 1 năm bảo trì phần mềm đầu tiên.

Nhưng nếu chúng ta đã bỏ nhiều tiền để mua key vĩnh viễn của 1 phần mềm rồi lại phải trả phí duy trì bảo trì và nâng cấp phần mềm hàng năm thì có thực sự lãng phí và không cần thiết?

• Đúng vậy, mọi sự vật sự việc đều có hai bản chất (tốt/xấu, ưu/nhược). Software maintenance cũng vậy, việc phải duy trì maintenance hàng năm cho 1 phần mềm đã được mua vĩnh viễn giá trị cao ban đầu sẽ làm cho chi phí đầu tư vào phần mềm tăng cao theo cấp số nhân, khó mà có ROI thực sự tốt khi đầu tư bản quyền phần mềm vĩnh viễn. Chính vì vậy các nhà sản xuất phần mềm đã và đang phát triển các hình thức cấp phép subscription hoặc SaaS để lồng chi phí thuê phần mềm, chi phí duy trì bảo trì và nâng cấp phần mềm làm một.
• Chi phí thuê phần mềm cũng thấp hơn chỉ tầm 1/4 – 1/3 giá trị bản quyền vĩnh viễn giúp doanh nghiệp mua được nhiều với license cho nhiều user hơn với 1 chi phí thấp hơn rất nhiều so với license vĩnh viễn để thúc đẩy ROI. Đồng thời license thuê sẽ dễ dàng scale up/down số lượng thuê tùy theo nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp tại từng thời điểm, linh hoạt về chi phí đầu tư và khấu hao. Cuối cùng là license thuê sẽ luôn được update phần mềm cũng như bảo trì phần mềm trong suốt thời gian thuê, hạn chế tối đa chi phí phát sinh khác.

Nguồn: SDE TECH